Optymalizacja wykorzystania narzędzi IT w organizacji, a jednoczesne tworzenie innowacji produktowych, czy procesowych nie zawsze idą ze sobą w parze. Nie od dzisiaj wiadomo, że efektywność najlepiej jest osiągnąć poprzez standaryzację. A tworzenie innowacji wymaga podejścia nieszablonowego i obarczonego wysokim ryzykiem.

Jak efektywnie zarządzać IT w organizacji?

Na tak postawione pytanie napisano oczywiście już bardzo dużo. W tym miejscu wystarczy powiedzieć, że zasadniczo należy zwracać uwagę na dwie rzeczy. Po pierwsze, w przypadku standardowych procesów biznesowych, które rzadko lub wolno się zmieniają najlepiej jest wykorzystywać standardowe rozwiązania informatyczne od większych dostawców. Oczywiście wybór konkretnych rozwiązań i modelu (zakup/subskrypcja) stanowi przedmiot bardziej szczegółowych analiz. Taki model działania powinien zapewnić efektywność finansową dla wspieranych przez IT procesów. Po drugie, należy budować przede wszystkim zdolności posiadanej infrastruktury IT, a nie wyłącznie zaspokajać bieżące wymagania. Możliwość dostosowywania zarówno sprzętu, ale przede wszystkim oprogramowania do zmieniających się warunków biznesowych decyduje o niskich kosztach w długich perspektywach czasu.

Jednak takie podejście nie zapewni nam tworzenia i realizowania innowacji.

Jak zatem prowadzić cyfrową transformację, aby była efektywna?

W celu połączenia dwóch światów – przewidywalnego i efektywnego oraz innowacyjnego, ale ryzykownego – przychodzi nam z pomocą tzw. strategia długiego ogona. Zasada jej działania jest dość prosta i znana menadżerom również jako zasada Pareto (80/20), a inżynierom jako rozkład normalny. Chodzi o to, aby dla większości podejmowanych czynności (procesów biznesowych/wdrażanych rozwiązań) stosować podejście zachowawcze. A w pozostałej części eksperymentować z nowymi pomysłami, nowymi rozwiązaniami i technologiami. W ten sposób będzie można zachować zdrową równowagę pomiędzy ryzykiem, a szansami. Oczywiście, w różnych branżach te proporcje mogą się zmieniać. Na przykład w finansach zdecydowanie więcej miejsca będzie trzeba poświęcić na innowacje. Z drugiej strony w firmach produkcyjnych w pierwszej kolejności trzeba skupić się na efektywności, a na innowacji dopiero na drugim miejscu.

Strategia długiego ogona

Strategię długiego ogona można realizować na dwa zasadnicze sposoby:„u siebie” i „na zewnątrz”.

• U siebie – w tym podejściu firma powinna stworzyć kilka, kilkadziesiąt (zależnie od wielkości organizacji) małych zespołów, które będą pracowały nad stworzeniem innowacji. Ważne jest, aby zespoły te były interdyscyplinarne. Można też wprowadzić konkurencję między poszczególnymi zespołami, które miałyby pracować nad rozwiązaniem tego samego problemu. W ten sposób można pobudzić dodatkowo kreatywność. Zaletą tego podejścia jest przede wszystkim kontrola nad całym procesem powstawania innowacji i zachowanie jej w tajemnicy, aż do momentu osiągnięcia dojrzałości. Wadą jest niewątpliwie wysokie ryzyko, związane z tym, że zespoły mogą nie wypracować w zadanym czasie i budżecie żadnej istotnej innowacji.
• Na zewnątrz – w tym podejściu firma powinna stworzyć ekosystem współpracy z zewnętrznymi start-upami. Model tej współpracy powinien tworzyć lejek z kilkoma etapami, a do następnego etapu zawsze przechodzą najbardziej obiecujące start-upy i pomysły. Chodzi o to, aby w początkowej fazie nawiązać współpracę z dużą ilością młodych firm, których pomysły są zgodne z celami biznesowymi twórcy ekosystemu. Wraz z rozwojem pomysłów i dojrzewaniem firm, w lejku będą pozostawały tylko te, z którymi można wiązać największe nadzieje. Do zalet tego podejścia należy zaliczyć przede wszystkim niższe ryzyko (w porównaniu do poprzedniego podejścia) i szersze i bardziej stałe zasilanie w nowe pomysły. Wadami są jednak trudniejsze zachowanie tajemnicy (a przez to potencjalne niższe korzyści w przewadze strategicznej) i trudniejsze zarządzanie całym ekosystemem.

Podsumowując: aby zachować stabilność działania dużej organizacji, a jednocześnie nie tracić szansy związanej z tworzeniem i wdrażaniem innowacji za pomocą IT warto jest zastosować strategię długiego ogona.

Autor: Marcin Ludzia