Poradnik dla młodych firm i start up’ów

Niniejszy poradnik dedykowany jest dla wszystkich, którzy rozpoczęli lub zamierzają rozpocząć przygodę z biznesem. Jeśli prowadzisz startup lub po prostu młodą firmę – nie mogłeś/aś trafić lepiej. Pozwól, że podzielimy się z Tobą naszą wiedzą i doświadczeniem.

CZĘŚĆ I: Zadbaj o wizerunek

Ta część poradnika poświęcona jest marketingowi internetowemu. Dowiesz się z niej krok po kroku jak zaistnieć w Internecie i pokazać swoją działalność/produkt z najlepszej strony. Nawet jeśli nie jesteś już nowicjuszem w marketingu, nie rezygnuj z zapoznania się z jego treścią. Dzięki niemu na pewno uporządkujesz swoją wiedzę.

1. 1. Pierwsze kroki w marketingu internetowym

 

1. 1. • Analiza rynku i określenie celów

Analiza rynku i konkurencji to podstawa do zbudowania odpowiedniej strategii marketingowej firmy oraz umocnienia Twojej pozycji na rynku. Aktywne zbieranie informacji jest doskonałym sposobem na określenie Twojej pozycji – gdzie jestem teraz– gdzie chcę być?
Analiza Internetu – tego typu badanie pozwoli Ci zorientować się w realiach rynku, zbudować konkurencyjną ofertę i wyróżni Cię na tle branży.
Google Analytics – to niezbędne narzędzie pomiarowe, które powinno być podłączone do każdej strony internetowej. Umożliwia pomiar wielkości sprzedaży i liczby konwersji, zapewnia bieżący wgląd w to, jak użytkownicy korzystają z Twojej witryny, jak do niej dotarli i co możesz zrobić, by chętnie do niej wracali.

 

1. 1. • Kolejnym ważnym etapem jest ustalenie celów biznesowych.

Jakie mogą być cele biznesowe w marketingu?
– zwiększenie wśród grupy docelowej świadomości istnienia marki
– utrzymanie i pogłębienie relacji z obecnymi lub potencjalnymi klientami
– stworzenie listy mailingowej
I wiele innych.
Jednak dla startupu i dla małego biznesu podstawowy cel będzie inny – szybkie zwiększenie sprzedaży, które zapewni środki na dalsze funkcjonowanie firmy oraz jej rozwój.

 

• Strona internetowa

 

Zapewne nikogo nie trzeba przekonywać, że obecnie strona internetowa jest absolutną koniecznością dla każdego biznesu. W tej części przedstawimy Ci podstawowe założenia skutecznej strony internetowej – to znaczy takiej, która generuje zyski dla Twojej firmy.

Kontent

Kontent to nic innego jak merytoryczna treść. Pod tym słowem rozumiemy zarówno unikatowe teksty, profesjonalne zdjęcia, chwytliwe grafiki, jak i intrygujące filmy, czy wirtualne wycieczki. Kontent marketing jest formą promocji polegającej na dostarczaniu swoim potencjalnym klientom darmowej i wartościowej treści związanej z tematyką Twojego produktu/usługi.

Przykład 1: Sklep z rowerami prowadzący na swojej stronie internetowej blog z artykułami o tym, jak naprawiać i dbać o swój rower oraz publikujący newsy na temat nowinek technicznych i wydarzeń dla rowerzystów.

Przykład 2: Biuro podróży publikujące amatorskie filmy z wakacyjnych podróży swoich klientów oraz video-przewodniki na temat podróżniczych ciekawostek z różnych krajów.

Najczęstszym błędem przy tworzeniu stron jest zaniedbywanie kontent marketingu. Niestety wiele firm decyduje się na kopiowanie treści z innych źródeł, przez co nie tylko zniechęcają użytkowników ale także osłabiają swoją pozycję w wyszukiwarkach – Google srogo karze za zduplikowany kontent.

Istotnym elementem stron jest także częsta aktualizacja, dzięki której nie tylko zachęcimy potencjalnych Klientów, ale również podniesiemy pozycję w wyszukiwarce.

Najważniejsze rodzaje stron internetowych

 

• Landing page

 

Czyli dosłownie „strona lądowania” jest miejscem, które ma tylko jeden cel – zwiększyć konwersję realizacji Twoich celów biznesowych (najczęściej subskrypcji, rejestracji lub sprzedaży).
To najistotniejszy element internetowej infrastruktury Twojego biznesu. Tak naprawdę bez względu na to jakiego rodzaju stronę prowadzisz, zawsze powinien znajdować się w niej landing page.
Waśnie tam, prędzej lub później, powinien trafić Twój użytkownik.

 

• Strona wizytówka

 

Powinna być wysokiej jakości serwisem z bardzo atrakcyjną szatą graficzną. Warto dodać do niej bloga i przygotować odpowiedni landing page, dzięki czemu można zamienić ją w świetną stronę dla startupu czy małego biznesu. Jeśli przy tworzeniu Twojej firmy przyświecała Ci jakaś szczególna idea lub firma jest spełnieniem Twoich planów, dążeń czy marzeń – warto o tym napisać. Klienci lubią firmy z charakterem, „duszą” lub misją – nawet jeśli jest ona skromna. Ważne aby była jasna i prawdziwa.

 

• Strona firmowa

 

Foldery, katalogi czy inaczej strony firmowe mają za zadanie przede wszystkim przedstawienie działalności firmy oraz jej ofertę. W porównaniu z wizytówkami, są one nieco bardziej rozbudowane, prezentują całą ofertę firmy, lub wybraną jej część. Treść folderów z reguły mieści się na kilku bądź kilkunastu podstronach.
W przypadku zdecydowania się na ten rodzaj strony internetowej, należy zwrócić uwagę na to, by oprawa graficzna oraz prezentacje multimedialne nie przysłoniły treści, a co za tym idzie oferty firmy.

 

• Blog

 

Blog może być prowadzony jako osobny serwis, lub stanowić część witryny (np. sklepu internetowego). Jest niezbędnym narzędziem w prowadzeniu skutecznego kontent marketingu.
Na blogu oczywiście najważniejsza jest treść. Nowoczesne strony blogowe są przygotowane w taki sposób, aby jak najmocniej zaangażować użytkownika, poprzez takie
mechanizmy jak np: przyciski społecznościowe zachęcające do udostępniania.

 

• Portfolio

 

Zadaniem portfolio jest jak najlepiej zaprezentować Twoje dokonania. Tego typu witryna sprawdza się w wielu branżach. Portfolio fotografa powinno prezentować i podkreślić walory estetyczne zamieszczanych fotografii. W witrynach związanych z pracą artystyczną kwestie wizualne grają zdecydowanie pierwszoplanową rolę. Natomiast w portfolio programisty piękno musi ustąpić miejsca bardziej przyziemnym wartościom.

 

• E-commerce (sklep internetowy)

 

Stworzenie skutecznie działającej witryny e-commerce, ze sprawnie działającym sklepem i zintegrowaną z nim treścią to nie lada wyzwanie.
Sklepy internetowe składają się tak naprawdę z wielu landing page’y, z których niektóre pełnią funkcję katalogów/kategorii zbiorów produktów lub zachęcających opisów/prezentacji konkretnych produktów.

 

• Serwisy, portale, wortale

 

Są to rozbudowane, w znacznej mierze interaktywne serwisy internetowe poświęcone zwykle szerokiej tematyce. Ich głównym celem jest zebrania jak największego grona użytkowników, co pozytywnie wpływa na ich wartość marketingową.

 

• Gdzie i jak się promować?

 

Obecnie mamy do dyspozycji ogromną ilość miejsc w Internecie, gdzie możemy się reklamować. Kuszą nas media społecznościowe, wyszukiwarki internetowe, różne serwisy internetowe i wiele innych. Bardzo ważnym krokiem przy tworzeniu kapani internetowych jest odpowiedni dobór narzędzi. Aby to zrobić warto dowiedzieć się co nieco o każdym z nich.

 

• Media społecznościowe

 

To doskonałe miejsce na budowanie świadomości marki. Jest to proces długofalowy, jednak w pewnej perspektywie czasu mogący przynieść znaczące korzyści. Wszystkie media społecznościowe umożliwiają prowadzenie profili firmowych, dzięki którym Twoja grupa docelowa może śledzić Twoje aktualności. Jednak na takich firmowych profilach nie tyle chodzi o publikowanie swoich ofert, a raczej prowadzenie kontent marketingu – czyli publikację treści, przydatnej i interesującej dla użytkowników

 

• Wyszukiwarki internetowe

 

Internautów, którzy trafili na Twoją stronę za pomocą wyszukiwarki internetowej, określamy mianem ruchu organicznego. Jest to jedno z najbardziej wartościowych źródeł ruchu, który potrafi mieć naprawdę wysoki wskaźnik konwersji. Musisz jednak pamiętać, że:
– zdecydowana większość internautów ogranicza wyszukiwanie do 3 pierwszych wyników Google.
– konkurencja na najbardziej wartościowe frazy wyszukiwania jest bardzo duża.
– pozycjonowanie to proces długotrwały (najczęściej kilkumiesięczny, chociaż walka o najlepsze frazy potrafi ciągnąć się przez lata).
Niezależnie od tego, jeśli zależy Ci na długotrwałych efektach biznesowych, nie
możesz pominąć marketingu w wyszukiwarkach internetowych. Pozycjonowanie to jedna z najlepszych inwestycji jaką możesz zrobić na przyszłość.

 

• Reklamy PPC (Pay per click) – Google AdWords i Facebook Ads

 

Obecnie monopol na tego typu reklamy mają Google i Facebook.
Te dwa systemy oferują dostęp do bezcennych danych na temat Twojej grupy docelowej, dzięki czemu reklamy te (odpowiednio przygotowane) charakteryzują się niebywałą skutecznością.
Co najważniejsze – efekty są natychmiastowe (często już tego samego dnia).

 

• Społeczności

 

Czyli specjalistyczne fora i grupy tematyczne na mediach społecznościowych
Niedoceniane, a wciąż szalenie istotne. Udzielanie się w niszowych, branżowych społecznościach lepiej niż cokolwiek inne pomaga zdobyć pozycję eksperta i przyciągnąć potencjalnych klientów na naszą stronę. Wystrzegaj się jednak spamowania i zakładania dziesiątek nieprawdziwych kont chwalących Twój produkt.

 

• Mapy Google. Wirtualny spacer

 

Mapy Google to usługa, z której korzystają niemal wszyscy, chcąc znaleźć jakąś lokalizację. To chyba najpopularniejsze mapy na świecie. Wiele dodatkowych opcji takich jak Street View (wirtualne spacery) sprawiają, że narzędzie jest jeszcze bardziej atrakcyjne.
Jak się tam promować? Wirtualny spacer po firmie oparty na zdjęciach panoramicznych, daje użytkownikom możliwość wirtualnego przemieszczania się po lokalu. Dzięki temu użytkownicy mają możliwość wirtualnego wejścia do Twojej firmy i podjęcia decyzji o skorzystaniu z jej oferty!
Ponadto, połączenie wycieczki z mapami Google zapewnia lepszą widoczność w wynikach wyszukiwania, a badania wskazują na dwukrotne zwiększenie zainteresowania firmami oferującymi spacer w technologii Street View.

• • Pojęcia które warto znać

 

• Konwersja

 

Współczynnik konwersji, to wyrażony w procentach udział osób wykonujących pożądaną akcję (np. klikniecie, zakup).
Przykład – Jeżeli na 100 osób, które przeczytały ofertę Twojej firmy, jedna z nich dokona zakupu, współczynnik konwersji wynosi 1%.

 

• ROI (ang. Return On Investment)

 

Wskaźnik ten określa nam zwrot z inwestycji w dane działania marketingowe. Krótko mówiąc ROI pozwala nam odpowiedzieć na pytanie „Ile pieniędzy zarobimy inwestując 1zł w konkretną reklamę?” .
Zapisywane jest albo w formie procentowej (inwestując 1 zł zarobiliśmy 2 zł, więc współczynnik ROI wynosi 100%) lub po prostu walutowej (w tej reklamie ROI wyniosło 2 zł, przy inwestycji 1zł ).

 

• CTR (ang. Click Through Rate)

 

CTR, współczynnik „klikalności”. Za jego pomocą określa się, ile osób, które zobaczyło daną reklamę – kliknęło w nią.

 

• SEO (ang. Search Engine Optimization)

 

SEO to wszystkie działania, które przyciągną na Twoją stronę ruch z wyszukiwarek internetowych, a także poprawią jakość tego ruchu (nawet miliony odwiedzających będą bezwartościowe, o ile nie jest to Twoja grupa docelowa).

Aby Twoja strona osiągała wysokie pozycje w wynikach wyszukiwania i przyciągała wartościowych dla Ciebie użytkowników, musisz wykonać 4 poniższe kroki:

• Krok pierwszy – dobierz właściwe frazy/słowa kluczowe.
• Krok drugi – przygotuj (w oparciu o wybrane słowa kluczowe) atrakcyjne dla swojej grupy docelowej artykuły i teksty.
• Krok trzeci – zoptymalizuj przygotowane artykuły według wytycznych Google.
• Krok czwarty – zadbaj o naturalne budowanie linków i promuj swoje treści, aby internauci z własnej woli udostępniali i polecali je innym.

 

• Responsywność

 

Responsywność to cecha strony internetowej, która pozwala dostosowywać się do rozdzielczości, na której jest przeglądana. Mówiąc krótko i prosto – strona responsywna wyświetla się poprawnie (to znaczy jest czytelna, bez zbędnych szczegółów i przewijania na boki) na wszystkich urządzeniach – komputerach stacjonarnych, laptopach, tabletach i smartfonach.

 

• Page Rank

 

Page Rank to algorytm określający jakość konkretnej witryny, co przekłada się na pozycję w Google. Określany jest w skali od 0 do 10.

Część II: Dobierz sprzęt

 

• Urządzenia fiskalne

 

Kasa fiskalna staje się powoli koniecznością. W 2015 r. znacznie spadła liczba podatników uprawnionych do korzystania ze zwolnień z obowiązku stosowania kas fiskalnych. Jeśli twoja działalność też wymaga zakupu tego urządzenia, koniecznie przeczytaj nasz przewodnik.

Kasa fiskalna

1. 1. • najprostszy sposób na rejestrowanie sprzedaży
      • idealny dla małych firm

Pozwala na prowadzenie sprzedaży bez potrzeby posiadania komputera. Kasa fiskalna, przechowuje w sobie bazę towarów i usług , pozwala w łatwy sposób wystawić paragon, jednak ze względu na małą klawiaturę, oraz ograniczenia związane z kontrolą stanów magazynowych sprawdza się przy działalności w małej skali.

 

Drukarka fiskalna

1. 1. • najlepsze rozwiązanie dla rejestracji sprzedaży i prowadzenia magazynu

W tym przypadku niezbędne staje się posiadanie komputera, oraz programu do obsługi drukarki. Drukarka pozwala na wydruk dokumentu sprzedaży , oraz daje znacznie więcej możliwości dotyczących raportów, analiz , aktualizacji stanów magazynowych, statystyk sprzedaży, idealne rozwiązanie dla średniej i dużej firmy.

 

• • Czym się kierować w wyborze kasy fiskalnej?

Rodzaj prowadzonej działalności:
Do punktów sprzedaży mobilnej wybieramy kasy przenośne. Do sklepów i gastronomii stacjonarnej wybieramy kasy stacjonarne, które ułatwiają szybką obsługę klienta i mają niższe koszty eksplantacji.

 

• Natężenie ruchu klientów:

 

Średnia liczba klientów w ciągu dnia- stanowisko sprzedaży powinno zapobiec tworzeniu się kolejek w godzinach szczytu.

 

• Duża klawiatura:

 

Wygodne klawisze, które można oznaczyć nazwami najpopularniejszych towarów- są to klawisze szybkiej sprzedaży. Im większa jest ich liczba, tym łatwiejsza sprzedaż na kasie.

 

• Liczba oferowanych towarów lub usług:

 

Kasy wyposażone są w różne ilości kodów towarów PLU. W zależności od wielkości placówki oraz od różnorodności asortymentu wybieramy kasę, która umożliwia jednoznaczne zaprogramowanie nazw. Do małych i średnich sklepów polecamy kasę SHARP ER-A277PS do większych sklepów polecamy kasę SHARP ER-A285P lub system oparty o drukarkę fiskalną EPSON TM-T801FV.

 

• System raportów:

 

Ułatwia analizę obrotów i pracy personelu. W tym wyróżniają się kasy SHARP, które informują o tym, które towary najlepiej się sprzedają , w jakich godzinach jest największy ruch oraz który z kasjerów ma największe obroty.

 

• System wymiany papieru „wrzuć i pracuj”:

 

Umożliwia szybką i komfortową wymianę rolki bez przestoju w sprzedaży.

 

• Koszty eksploatacji:

 

Długie rolki w kasach stacjonarnych gwarantują niskie koszty eksploatacji. Koszty eksploatacji małych rolek w kasach przenośnych są wyższe.

 

• Kopia elektroniczna:

 

Zmniejsza zużycie papieru nawet do 50%, co przy dużym ruchu daje znaczne oszczędności. Dodatkową zaletą jest wygoda i brak konieczności przechowywania rolek kopii paragonów. Przechowuje się tylko papierowe wydruki raportów.

 

• Gwarancja:

 

Oferowane przez nas kasy i drukarki fiskalne objęte są 5- letnią gwarancją na moduł fisklany.

• Kiedy należy rozpocząć ewidencję na kasie fiskalnej?
  • Dla większości branży po upływie 2 miesięcy od miesiąca rozpoczęcia świadczenia usług;
  • Czynności, które należy ewidencjonować na kasie fiskalnej już od pierwszej sprzedaży to m.in.: dostawy gazu płynnego i części do silników; perfum i wód toaletowych z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów; świadczenia usług przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji (pełna lista znajduje się w § 4 pkt 1 oraz pkt 2).

• Jaki jest rzeczywisty koszt zakupu kasy fiskalnej?
  • Podatnicy mogą odliczyć od podatku kwotę 700 zł, nie więcej jednak niż 90% ceny zakupu kasy fiskalnej (netto). Dodatkowo koszt zakupu kasy może być zaliczony w koszty firmy.

• Pięć kroków, aby uzyskać odliczenie na zakup pierwszej kasy fiskalnej od Urzędu Skarbowego:
  Krok 1. Przed fiskalizacją złóż oświadczenie o liczbie kas (także rezerwowych) i przewidywanym miejscu ich instalacji, w Urzędzie Skarbowym.
  Krok 2. Wykonaj fiskalizację w obowiązującym terminie.
  Krok 3. W ciągu 7 dni po fiskalizacji kasy złóż wypełniony formularz „Zgłoszenie kasy przez podatnika” w Urzędzie Skarbowym.
  Krok 4. Warunkiem uzyskania odliczenia jest dowód zapłaty za kasę.
  Krok 5. Rozlicz wydatek w deklaracji podatkowej lub wystąp o zwrot do Urzędu Skarbowego.

 

• Systemy sprzedaży – oprogramowanie i urządzenia.

 

System sprzedażowy dzięki modułowej konstrukcji może zostać elastycznie dopasowany do potrzeb każdego klienta. Posiada specjalistyczne funkcje wspierające sprzedaż w sklepach, restauracjach, pizzeriach, fast foodach, stołówkach, kawiarniach, cukierniach, hotelach.
Umożliwia obsługę sieci lokali. Wspiera wszystkie etapy pracy: od planowania zakupów, przez kalkulację, planowanie produkcji, sprzedaż, samą produkcję aż po rozliczenie sprzedaży. Kontroluje operacje finansowe od zakupów i wartości stanów magazynowych, przez kalkulację, do kontroli utargów i uzyskanej marży

Dostępny jest szeroki wybór programów wspomagających prowadzenie przedsiębiorstwa i dotyczy nie tylko oprogramowania sprzedażowego dla sklepów, gastronomii czy hoteli, ale również soft typu CRM i ERP.

Jeśli planujesz np. działalność w branży gastronomicznej bądź hotelarskiej warto rozważyć inwestycję w zestawy sprzedażywraz z oprogramowaniem. Istnieje możliwość ich dostosowania do każdego rodzaju działalności.

Taki zestaw  składa się zazwyczaj z :

• drukarki fiskalnej
• terminala POS
• pakietu oprogramowania
• szuflady na pieniądze

 

• Instalacje

 

Instalacje teletechniczne czyli np. okablowanie ethernetowe, światłowodowe, urządzenia WiFi (Hot Spot) w znacznym stopniu poprawiają komunikację i przyspieszają pracę całej firmy poprzez szybką wymianę danych między komputerami, pozwalają na korzystanie ze wspólnych zasobów orazdrukarek, co obniża koszty eksploatacji.

Część III: Zadbaj o bezpieczeństwo

 

• Monitoring wizyjny – CCTV

 

Dzięki monitoringowi nie tylko podnosimy bezpieczeństwo firmy, ale także mamy pełną kontrolę nad jej działaniem, z dowolnego miejsca na świecie. Idealne rozwiązanie dla ludzi ceniących komfort, bezpieczeństwo i często podróżujących.

Systemy monitoringu CCTV (z j. angielskiego closed-circuit television) to w dosłownym znaczeniu telewizja w zamkniętym układzie – telewizja przemysłowa, ( telewizja dozorowa ). Monitoring CCTV ( monitoring IP ) pozwala na stałą kontrolę strzeżonego obszaru z dowolnego miejsca za pomocą komputera, tabletu czy telefonu komórkowego.

Coraz częściej wybieranym rozwiązaniem jest monitoring bezprzewodowy, który wyróżnia się znacznym uproszczeniem instalacji całego systemu, a przy tym zapewnia doskonałą jakość obrazu.

W zależności od potrzeb są dwie opcje budowy systemu monitoringu wideo – cyfrowy i analogowy.

• • System analogowy

jest wykorzystywany głownie w małych przedsiębiorstwach i prywatnych posiadłościach. Technologia ta jest znacznie „starsza” niż cyfrowa, ale dzięki rozwojowi urządzeń jakość obrazu jest coraz lepsza. Zapisanie obrazu na dyskach twardych, jest możliwe dzięki digitalizacji przy pomocy analogowo-cyfrowego konwertera wideo. Do pracy w tej technologii wymagane jest dodatkowe źródło zasilania. Może być to zasilacz zbiorczy lub konwencjonalny zasilacz. Należy wówczas pamiętać o konieczności doprowadzenia instalacji elektrycznej do miejsca montażu kamery. W przypadku konieczności pracy systemu podczas awarii prądu każdy zasilacz musi zostać podłączony do UPS (urządzenia podtrzymującego napięcie). Technologia pozwala na funkcjonowanie systemu (rozlokowanie kamer) do 300m od rejestratora.

 

• • System cyfrowy

(oparty o komunikację TCP/IP) polega na wysyłaniu przez kamery sygnału wideo – strumienia danych. W związku z tym, w każdej kamerze musi być obecny moduł pozwalający
na cyfrową transmisję. W takim przypadku rejestrator może być relatywnie prostym urządzeniem (np. komputer). Niewątpliwym atutem tej technologii jest możliwość uzyskania o wiele lepszej, jakości obrazu niż przy systemie analogowym.
W przypadku systemów cyfrowych, mamy również możliwość zastosowania technologii PoE (Power of Ethernet) umożliwia ona zasilenie kamery bezpośrednio z rejestratora lub switcha jednym kablem bez konieczności montażu dodatkowych zasilaczy. Ułatwia to również konfigurację systemu do pracy podczas awarii prądu. Musimy wtedy podłączyć do urządzenia UPS tylko rejestrator a nie jak to w przypadku kamer analogowych wszystkie źródła zasilania.
Technologia cyfrowa ograniczona jest do pracy na max dł. przewodu od 100 do 150m. W przypadku konieczności transmisji strumienia video na większe odległości konieczne jest zastosowanie punktów pośrednich.

 

• • Łączenie systemów

W przypadku zastosowania rejestratora hybrydowego mamy możliwość połączenia technologii analogowej i cyfrowej. Rozwiązanie to jest pomocne w przypadku konieczności transmisji części sygnałów na dalekie odległości bez możliwości montażu punktów pośrednich. W takiej konfiguracji lepiej sprawdzą się kamery analogowe, ponieważ możemy zastosować kabel o długości do 500m. Nie rezygnujemy przy tym z dobrodziejstw nowoczesnego monitoringu IP. Dwa osobne rejestratory analogowy i cyfrowy również można skonfigurować do pracy w systemie mieszanym. Należy wówczas pamiętać o odpowiednim doborze rejestratorów gdyż muszą być one ze sobą kompatybilne.

 

• • Porównanie jakości obrazu

 

• Kontrola dostępu

 

W każdej firmie są pomieszczenia, do których dostęp powinien być ograniczony. Systemy kontroli dostępu zyskują na coraz większej popularności, znajdując zastosowanie zarówno w małych biurach, sklepach, przedszkolach, gabinetach czy przychodniach, przedszkolach, domach prywatnych jak w korporacjach, halach produkcyjnych, osiedlach. Powiązane z nimi rejestratory czasu pracy umożliwiają dodatkową kontrolę frekwencji i spóźnień pracowników. Nowoczesne technologie umożliwiają stosowanie niezliczonych konfiguracji, które dostosowuje się do potrzeb i wymagań klientów.

Systemy kontroli dostępu można zrealizować w oparciu o:

• Kartę zbliżeniową (brelok);
• Kombinację cyfrową;
• Identyfikacje biometryczną (linie papilarne, układ krwionośny dłoni, siatkówka oka).; Powyższe pozycje można stosować osobno jak i łącznie w dowolnej konfiguracji.

Warto wybierać systemy, które zapewniają:

• pełną skalowalność tzn. umożliwiają instalację na jednym, czy wielu przejściach

• możliwość integracji np. z systemami wizyjnymi (monitoring, CCTV), przeciwpożarowymi, SSWIN (włamania i napadu), kontroli ruchu (szlabany, bramy wjazdowe, garaże), a także instalacjami rozpoznawania tablic rejestracyjnych ( automatyczne otwieranie bram i szlabanów).

 

• Wsparcie IT

 

Każdy komputer wymaga odrobiny uwagi. Wsparcie IT dla firm rozwiązuje kłopoty z niedostatkami oprogramowania, źle skonfigurowaną pocztą, atakami ze strony hackerów i wirusów. To także pomoc w obsłudze zainstalowanych i użytkowanych programów, sprzętu, konfiguracji urządzeń peryferyjnych (drukarka/skaner) a także wsparcie działania sieci.

Zlecając obsługę wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej w systemie np. helpdesk czy hotline korzystasz z jej zasobów i bogatego doświadczenia sam zajmując się istotnymi merytorycznie sprawami dla Twojego biznesu.

Korzyści jakie odnosisz:

• Redukcja kosztów ( w tym szczególnie często lekceważonych wynikających z przestojów w pracy z powodu awarii sprzętu bądź sieci)
• Dostęp do specjalistycznej wiedzy fachowców.
• Oszczędność czasu i zasobów ludzkich.
• Pomoc w obsłudze zainstalowanych programów,
• Instalacje i aktualizacje programów,
• Konfiguracja urządzeń peryferyjnych (skanery, drukarki itp.) i przenośnych takich jak tablety, smartfony, pocket PC,
• Obsługa poczty elektronicznej (rejestracja domeny, konfiguracja kont pocztowych, ustawienia serwerów, wsparcie w obsłudze aplikacji pocztowych),

Część IV: Nowoczesny i prosty program do faktur

Na pewno niejednokrotnie zastanawiałeś się  jakiego programu użyć w swojej firmie. Na pewno przeszło Ci przez myśl, aby był on czytelny, bezpieczny, łatwy w obsłudze i intuicyjny a przede wszystkim posiadał szerokie możliwości pracy zarówno na jednym stanowisku, jak i w sieci lokalnej oraz wtedy, kiedy jesteś poza firmą. Dodatkowo było by dobrze gdyby nie trzeba było wprowadzać ręcznie wszystkich informacji… Pomyłki w danych kontrahenta to strata czasu dla Twojej firmy.

Na rynku prym wiodą trzy firmy:

	Comarch Optima W pełni zintegrowany system do wspomagania zarządzania firmą. Wspólna baza danych oparta o wydajne mechanizmy MS SQL Server pozwala na zbudowanie w pełni zintegrowanego rozwiązania dla firmy  z wykorzystaniem automatycznej wymiany danych pomiędzy modułami. Bardzo prosty i intuicyjny system, który rośnie razem z firmą. Możesz rozbudowywać go wraz ze wzrostem Twojej firmy.
	INSERT – Subiekt – Rewizor – Rachmistrz Atrakcyjna cenowo gama programów od najprostszych systemów ułatwiających wystawianie faktur aż po zintegrowany pakiet programów dla małych i średnich przedsiębiorstw.
	Sage Symfonia Znany od lat system wspomagający zarządzanie o modułowej budowie, przeznaczony dla małych i średnich firm oraz biur rachunkowych. Symfonia oferuje szeroki wachlarz możliwości wykorzystania oprogramowania.

Ze względu na dominujący udział Optimy w rynku  wśród małych i średnich firm, dziś skupmy się na tej możliwości. Poniżej dwa bardzo popularne rozwiązania przygotowane  przez firmę Comarch.

 

• Comarch ERP Optima START Mikrofirma

 

To doskonałe narzędzie pozwalające na obsługę prostej działalności handlowej lub usługowej. Pakiet umożliwia łatwe wystawianie dokumentów sprzedażowych i zapewnia pełną integracją z dokonywanymi płatnościami.

Comarch ERP Optima START Mikrofirma zawiera:

• Moduł Faktury,
• Moduł Kasa/Bank,
• 12-miesięczna gwarancja i Comarch ASYSTA,
• Komplet podręczników w formie elektronicznej.

Dodatkowym argumentem są godziny wsparcia asysty technicznej (PN-PT: 8:00 – 18:00, SOB: 9:00 – 14:00), która jest szczególnie istotna podczas pierwszych kroków we własnej firmie.

Pakiet dostępny jest w wersji stacjonarnej.

Szczegółowy opis modułów znajdziesz na naszej stronie https://test.teneg.pl/serwis/comarch.php.

Możesz je dokupić później lub od razu skorzystać z większego pakietu. Zapoznaj się z pozostałymi modułami. Może jeszcze nie wiesz, że ich potrzebujesz?

Okno faktur

Faktura Sprzedaży jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności.

Okno preliminarza płatności.

Preliminarz płatności to lista wszystkich zaplanowanych na przyszłość zdarzeń związanych z przychodami i rozchodami środków finansowych w firmie. Są tu też zdarzenia dotyczące przeszłości, a także zdarzenia rozliczone.

Formularz kontrahenta

Oprogramowanie umożliwia pobieranie danych kontrahenta z GUS dzięki temu do dodania kontrahenta potrzebujemy tylko jego NIP.  Po kliknięciu przycisku GUS i przepisaniu kodu z obrazka dane zostają zaimportowane.

Opis modułów dostępnych w pakiecie:

• • Comarch ERP Optima Faktury

Do kogo skierowany jest produkt?
Comarch ERP Optima Faktury to moduł przeznaczony dla firm usługowych, który w prosty sposób umożliwia obsługę transakcji handlowych. Dzięki pełnej integracji z pozostałymi modułami przepływ danych w programie jest niczym nieograniczony, co usprawnia obsługę rozliczeń handlowych oraz procesy księgowe.
Moduł Comarch ERP Optima Faktury umożliwia:

• • Wystawienie faktur sprzedażowych (zobacz film) i zakupowych,
  • Fiskalizację sprzedaży dla osób fizycznych,
  • Obsługę transakcji w złotówkach i w walutach obcych,
  • Wystawianie dokumentów korygujących (korekty: danych, ilości, wartości (ceny), stawki VAT, zbiorcza/rabat),
  • Sprzedaż/zakup ze standardowymi formami płatności (gotówka, przelew, kompensata), jak również zdefiniowanymi przez Użytkownika programu,
  • Prowadzenie rejestru usług i kontrahentów.

 

• • Comarch ERP Optima Kasa Bank

Comarch ERP Optima Kasa Bank pozwala na  kontrolę wszelkich zagadnień związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie. Pozwala również na uzyskanie informacji na temat kondycji finansowej przedsiębiorstwa, rzeczywistych źródeł uzyskiwanych przychodów, a także ponoszonych kosztów, czy też stanu bieżących należności i zobowiązań.
Moduł Comarch ERP Optima Kasa Bank umożliwia:

• • • Prowadzenie dowolnej ilości kas i rachunków bankowych również w walutach obcych,
    • Definiowanie dowolnych form płatności,
    • Rozliczenia dokumentów w różnych walutach, przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN, a drugi w walucie obcej,
    • Automatyczne tworzenie różnic kursowych podczas rozliczania dokumentów w walucie,
    • Możliwość generowania dokumentów kompensat (zobacz film),
    • Seryjne rozliczenia dokumentów dla jednego lub wielu podmiotów z Listy dokumentów nierozliczonych,
    • Seryjne rozliczanie dokumentów z Preliminarza płatności,
    • Możliwość wystawiania not odsetkowych, ponagleń zapłaty oraz potwierdzeń sald,
    • Elektroniczną wymianę danych z bankiem zarówno poprzez eksport przelewów do pliku jak również import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank (zobacz film),
    • Możliwość wymiany danych z bankami poprzez webserwisy (zobacz film),
    • Wykonanie zbiorczego zestawienia wpływów i wydatków na poszczególne dni, zarówno tych już wprowadzonych (zapisów) jak i planowanych (zdarzeń) – Kalendarz.

Jeśli chciałbyś zobaczyć program na żywo pobierz demo ze strony https://test.teneg.pl/serwis/comarch lub skontaktuj się z nami. Chętnie zaprezentujemy Ci to rozwiązanie bezpłatnie.

Jeśli rozwiązanie stacjonarne jest dla Ciebie zbyt dużym ograniczeniem mamy dla Ciebie rozwiązanie mobilne:

 

• • Comarch ERP iFaktury24

Do kogo skierowany jest produkt?
Comarch ERP iFaktury24 to dostępne w chmurze rozwiązanie do mikro i małych przedsiębiorstw oraz jednoosobowych działalności gospodarczych.

Usługa pozwala na proste i szybkie fakturowanie, zarządzanie magazynem oraz prowadzenie uproszczonej księgowości. Comarch ERP iFaktury24 dostępne jest w następujących pakietach:

• • • Faktury
    • Faktury + Księgowość
    • Faktury + Magazyn
    • Faktury + Magazyn + Księgowość

Comarch ERP iFaktury24 dostępny jest za pomocą przeglądarki internetowej lub w postaci aplikacji dostępnej do pobrania w Sklepie Windows dla urządzeń z systemem Microsoft Windows 8 lub Windows 8.1. Z rozwiązania można korzystać zarówno na urządzeniach stacjonarnych jak i mobilnych. Usługa współpracuje z Comarch ERP e-Sklep oraz portalem wszystko.pl, dzięki czemu możliwe jest wystawianie towarów na sprzedaż w Internecie bezpośrednio z poziomu programu.

Dzięki niemu Klient może:

• • • Obsłużyć proces handlowy.
    • Obsłużyć proces logistyczny.
    • Rejestrować dokumenty na drukarce fiskalnej.
    • Dokonać zapisów w Księdze Przychodów i Rozchodów.
    • Przygotować wymaganą w przepisach ewidencję.
    • Rozliczać pracowników.
    • Sprzedawać towary w Internecie.

Kto jest użytkownikiem?

• • • Właściciel firmy

Comarch ERP iFaktury24 to narzędzie, dzięki któremu właściciel mikro firmy jest w stanie określić jej stan finansowy, rozliczyć wynagrodzenia pracowników oraz dokonać comiesięcznych i całorocznych rozliczeń z Urzędem Skarbowym. W sytuacji, gdy rozliczenia księgowe prowadzone są przez wyspecjalizowane jednostki, program daje możliwość współpracy z wybranym biurem rachunkowym (m.in. ze społeczności biur rachunkowych iKsięgowość24). Dzięki rozwiązaniu Właściciel ma również możliwość wystawiania towarów na sprzedaż w Internecie.

• • • Pracownik firmy

Comarch ERP iFaktury24 ze względu na mobilność, intuicyjność obsługi oraz maksymalną optymalizację procesów może być używany z dowolnego miejsca w dowolnym czasie. Rozwiązanie nie wymaga przeszkolenia pracownika z zakresu użytkowania. Dzięki rozwiązaniu pracownik zawsze może mieć dostęp do wszystkich funkcji programu, mogąc dowolnie z nich korzystać na dowolnym urządzeniu (PC, tablet, smartfon). Pracownik ma także dostęp do wszystkich danych i dokumentów zapisanych na koncie. W programie w prosty i intuicyjny sposób można wystawić faktury i przesłać je mailem do swoich klientów.

Dużą zaletą programu jest jego dostępność. Comarch ERP iFaktury24 udostępniony jest przez przeglądarkę internetową, więc faktury można wystawiać bezpośrednio u Klienta lub w innym dowolnym miejscu z dostępem do Internetu.

Program pomaga użytkownikowi w prowadzeniu firmy podpowiadając kolejne kroki do wykonania w czasie pracy z Comarch ERP iFaktury24.

<!–

1. 1. Faktury i rachunki

Z Comarch ERP iFaktury24 możesz w prosty sposób wystawiać:

1. 1. • Faktury sprzedaży
      • Faktury zakupu
      • Faktury proforma
      • Faktury zaliczkowe
      • Faktury w walutach obcych
      • Faktury korygujące
      • Rachunki
      • Paragony

Pamiętaj, że liczba wystawionych dokumentów w programie jest nielimitowana.

1. Należności i zobowiązania
2. Kontrahenci, produkty i usługi
3. Drukarka fiskalna
4. Mogę dostosować program do swoich potrzeb
5. Sprzedaję za darmo na wszystko.pl

–>

<!– W tym przypadku również możemy liczyć na wsparcie asysty technicznej od 
PN-PT: 8: 00-18: 00, SOB: 9: 00-14: 00 –>

<!–Internetowa Wymiana Dokumentów
Comarch we wszystkich swoich rozwiązaniach umożliwił komunikację za pośrednictwem IWD! Jest to mechanizm, który zapewnia bezpieczne przesyłanie dokumentów pomiędzy firmą a biurem rachunkowym w bardzo prosty.
Dzięki temu nie musisz już tracić czasu na dostarczanie dokumentów do Twojego biura rachunkowego.

–>

Część V: Biuro rachunkowe

Złożoność zagadnień podatkowych sprawia, że wielu przedsiębiorców zleca prowadzenie księgowości biurom rachunkowym. W związku z tym na rynku usług księgowych jest silna konkurencja. Co wziąć pod uwagę wybierając biuro rachunkowe?

Tradycyjnie rozumiana rachunkowość, to prowadzenie ewidencji dla celów podatkowych np. podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz archiwizacja dokumentów finansowych.

Taka dokumentacja musi być składowana do chwili przedawnienia się zobowiązań wobec fiskusa (tzn. przez kolejne pięć lat podatkowych). Jednak w praktyce, usługi biur rachunkowych często wykraczają poza obszar tradycyjnie pojmowanej rachunkowości. Presja konkurencji rynkowej sprawia, że w ofercie takich firm coraz częściej pojawiają się następujące pozycje:

• szeroki zakres doradztwa (zakładanie firmy, optymalizacja kosztów, wybór formy opodatkowania).
• reprezentowanie przedsiębiorcy w toczących się postępowaniach podatkowych (po wcześniejszym uzyskaniu pełnomocnictwa procesowego),
• korygowanie błędów, które zostały popełnione przez inne biura lub samodzielnie rozliczającego się podatnika,
• narzędzia online do fakturowania i wglądu w operacje księgowe,
• weryfikacja i sporządzanie umów cywilnoprawnych,
• prowadzenie dokumentacji kadrowej,
• audyt dokumentacji firmowej.

Przed wyborem biura rachunkowego, warto sprawdzić czy wybrana firma zapewnia usługi z powyższej listy.

Czy usługi księgowe są bezpieczne?

Podpisanie umowy z biurem rachunkowym w żadnym stopniu nie ogranicza odpowiedzialności przedsiębiorcy za ewentualne błędy i niedopatrzenia, które wykryje fiskus. Współpraca ze specjalistą księgowym polega na udzieleniu mu pełnomocnictwa do sporządzania i podpisywania deklaracji podatkowych w imieniu zleceniodawcy.

Jednak to przedsiębiorca nadal ponosi konsekwencje, które wiążą się np. z błędnymi zapisami w KPiR (odsetki podatkowe oraz odpowiedzialność karnoskarbowa).

Warto jednak pamiętać, że biuro rachunkowe odpowiada za wyrządzone szkody na podstawie sporządzonej umowy, a bezpieczeństwo klientów zapewnia obowiązkowa polisa OC. W związku z tym, jeżeli klient ucierpi w wyniku błędów biura rachunkowego, może domagać się odszkodowania.

Jakość usług księgowych ma niebagatelne znaczenie dla kondycji finansowej przedsiębiorcy. Dlatego obowiązujące prawo przewiduje dość restrykcyjne wymagania dla biur rachunkowych.

Najważniejsze aspekty dotyczą:

• Obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC)  – przedsiębiorstwa, które zajmują się usługowym prowadzeniem ksiąg podatkowych muszą wykupić polisę OC. Minimalna suma gwarancyjna dla biur oferujących rozliczenia w ramach KPiR oraz ryczałtu ewidencjonowanego wynosi 5000 euro.
• Długość i zakres wsparcia merytorycznego – warto zwrócić uwagę na to, w jakich godzinach dostępne jest wsparcie księgowe, przez jakie kanały komunikacji oraz jaką tematykę obejmuje.
• Dostępność dokumentacji – może się zdarzyć, że przedsiębiorca potrzebuje faktury przekazanej wcześniej do biura rachunkowego.
• Umowny zakres odpowiedzialności – należy zwrócić uwagę na to, jaki zakres odpowiedzialności za sprawy księgowe przewiduje umowa z biurem rachunkowym. Niska cena usług księgowych może wiązać się np. z brakiem reprezentacji przedsiębiorcy przed urzędami.
• Przynależność do organizacji branżowych – warto sprawdzić czy wybrane biuro rachunkowe należy do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. To najstarsza polska organizacja zrzeszająca księgowych, która m.in. dba o kompetencje i jakość usług księgowych swoich członków. Inna organizacja o podobnym charakterze to Centrum Informacji Księgowej.
• Wysokość sumy gwarancyjnej – suma gwarancyjna wyznacza limit odpowiedzialności ubezpieczyciela. Wobec tego wyższa kwota polisy OC biura rachunkowego zwiększa szansę na całkowite skompensowanie ewentualnych szkód, które mogą powstać na wskutek błędu księgowego.

Sposób przekazywania dokumentów do biura rachunkowego.

Wymiana dokumentów między Twoją firmą a biurem rachunkowym może odbywać się w sposób tradycyjny tzn. raz na jakiś czas przekazujesz dokumenty do biura rachunkowego lub w sposób elektroniczny za pośrednictwem Internetowej Wymiany Dokumentów.  Wiele biur rachunkowych korzysta z rozwiązania Comarchu o nazwie IWD.

Za jego pośrednictwem mogą być przesyłane różnego rodzaju dane zapisywane w bazie systemu Comarch ERP Optima lub iFaktury24 takie jak:

·     Dokumenty handlowe, ·     Dokumenty magazynowe, ·     Raporty kasowe, ·     Rozliczenia, ·     Lista pracowników,

·     Lista kontrahentów, ·     Lista banków i urzędów, ·     Formy płatności, ·     Definicje dokumentów, ·     Inne.

Znacznie zmniejsza to nakład pracy BR związanej z przepisywaniem dokumentów a co za tym idzie mamy możliwość ograniczenia kosztów, jakie poniesiemy w ramach współpracy z biurem. Oszczędzamy tym samym masę naszego czasu i nie narażamy się na możliwość zagubienia FV.

Wybrałem biuro rachunkowe, – co teraz?

Po dokonaniu wyboru biura rachunkowego, należy spisać umowę o świadczenie usług księgowych oraz podpisać odpowiednie pełnomocnictwa, które upoważnią biuro np. do składania deklaracji w imieniu przedsiębiorcy lub reprezentowania go przed urzędami. Zwykle na przedsiębiorcy ciąży konieczność powiadomienia urzędów o tym, kto odpowiada za jego księgowość oraz gdzie archiwizowana jest dokumentacja. Te dane muszą znaleźć się we wniosku CEIDG-1. Niektóre biura rachunkowe dopełniają jednak tej czynności za przedsiębiorcę na podstawie odpowiedniego upoważnienia.

W pkt. 21 formularza CEIDG-1 należy uzupełnić Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy, zaś w pkt. 22 Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy. Przedsiębiorca otwierający firmę, musi pamiętać, aby odpowiednie dane biura rachunkowego wpisać we wniosku o wpis do CEIDG, podczas zakładania firmy.

Natomiast przedsiębiorca zmieniający biuro rachunkowe, powinien złożyć wniosek o zmianę wpisu do CEIDG, w terminie do 7 dni od daty nastąpienia zmiany.

Do obu celów stosuje się ten sam formularz – CEIDG-1.

Wypełniony wniosek CEIDG-1 składa się w urzędzie miasta lub gminy. Można to zrobić osobiście, pocztą (z notarialnym potwierdzeniem podpisu) lub elektronicznie, dla osób, które posiadają tzw. profil zaufany lub podpis elektroniczny.

• Zabezpieczanie komputera przed szkodliwym oprogramowaniem oraz zagrożeniem internetowym (ochrona antywirusowa, firewalle, backup danych),

• Rozwiązywanie problemów sprzętowych (komputery, drukarki, elementy sieciowe, i inne).

CZĘŚĆ VI Oferta „Wystartuj z Nami”

Wszystkie w/w części i rozwiązania tj.:

1. Zadbaj o wizerunek :
   • Strony internetowe – tworzenie, przebudowa Pozycjonowanie – kampanie reklamowe
   • Wirtualny spacer
2. Dobierz sprzęt:
   • Urządzenia fiskalne
   • Systemy sprzedaży (oprogramowanie i urządzenia)
   • Instalacje
3. Zadbaj o bezpieczeństwo:
   • Monitoring
   • Kontrola dostępu
   • Wsparcie IT

znajdziesz pod „jednym dachem” – w Teneg – firmie z 25 letnim doświadczeniem w uruchamianiu i wsparciu rozwoju firm.

Dodatkowo decydując się na inwestycję w co najmniej dwa produkty otrzymasz 5% rabatu na całość zamówienia (z wyłączeniem urządzeń fiskalnych i systemów sprzedaży).

Za każdy kolejny produkt dodany do Twojej inwestycji – kolejne 5% – łącznie nie więcej niż 20% ( z wyłączeniem urządzeń fiskalnych i systemów sprzedaży)

Skontaktuj się z nami w celu ustalenia szczegółów.

UWAGA! ABY SKORZYSTAĆ Z RABATÓW W TYTULE MAILA WPISZ „START UP”